LAMPO DMS

Software per la gestione documentale

Il DMS è un software che permette di dematerializzare e manutenere tutti i documenti aziendali convertendoli da cartacei a digitali.

L’obiettivo da raggiungere attraverso l’utilizzo di questo software è creare un modello organizzato delle informazioni cartacee digitalizzate, un’archiviazione intelligente dei documenti attraverso l’attribuzione di un codice e informazioni descrittive che ne permettano una ricerca migliore.

Il DMS, nel caso fosse presente in azienda anche il un sistema ERP, può dialogare e interagire con il gestionale che l’azienda utilizza, consentendo agli utenti abilitati di accedere ai dati e alle informazioni necessarie da qualsiasi dispositivo e in qualunque momento.

La gestione delle scadenze

Una delle caratteristiche più importanti di un DMS è gestire le scadenze e permettendo all’azienda di mantenere aggiornati sempre tutti i documenti.

Tramite il DMS è possibile infatti associare a ciascun documento una data di scadenza ed impostare una data di alert per la quale il sistema avvisa in anticipo la scadenza del documento tramite mail o sms i responsabili delle varie tipologie di documento portando alla loro attenzione quelli che devono essere revisionati o aggiornati.

Gestire il ciclo di vita del documento e delle sue revisioni

Il sistema di revisione del DMS, permette di mantenere uno storico dettagliato di tutti i documenti attraverso una tracciabilità delle modifiche effettuate nel tempo dai vari soggetti.

Ogni documento risulterà quindi reperibile ad ogni stadio di evoluzione.

Tutta la modulistica sulla privacy e i manuali di trattamento del dato richiedono sforzo per essere mantenuti ordinati e sempre aggiornati. Poterli trovare velocemente per inviarli a chi deve firmarli o a chi deve esserne informato risulta strategico.

Implementare e mantenere un sistema di gestione per la qualità risulta ancora più utile per un’azienda se tutti i flussi documentali riguardanti vengono automatizzati attraverso un DMS.

La gestione degli adempimenti inerenti alla sicurezza nei luoghi di lavoro può essere a volte problematica per i datori di lavoro, soprattutto in realtà strutturate.

L'adozione di uno strumento per il monitoraggio delle scadenze della documentazione relativa alla sicurezza (attestati dei corsi, idoneità, etc.) garantisce una corretta gestione dei documenti, sicura e a norma evitando pesanti sanzioni.

Questo modulo non riguarda i documenti ma ci aiuta comunque nella gestione dei dati della nostra azienda.

Il Servizio fornisce la possibilità di archiviare tutte le informazioni informatiche, le licenze, gli account, i software acquistati, i dispositivi installati, i registri di intervento, garanzia dei prodotti.